1. Siklus penggajian dan manajemen SDM :
Sering kali kita mendengar tentang gaji,honor,dan upah namun kadangkala kita kurang memahami apa makna sebenarnya gaji,honor dan upah.Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap. Honor merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahaan atau instansi kepada pegawai yang tidak tetap. Upah merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahaan atau kepada pegawainya sebagai bentuk pembayaran diluar jam kerja.
Setiap perusahaan memiliki system penggajian yang sudah benar didesain sedemikian rupa, apabila desain system penggajian tidak benar,dapat mempersulit proses pengambilan keputusan dan mengganggu ketenangan kerja karyawan. Jadi system penggajian harus didesain secara benar.
A. Kegiatan Siklus Penggajian
Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena; daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodic (tiap mingguan,dua minggu, atau bulanan) demikian pula pembayaran gaji, sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.
Dalam kegiatan siklus penggajian, ada beberapa langkah dasar yang biasa diterapkan oleh setiap perusahaan yang membayarkan gaji kepada karyawan, melalui system penggajian, yaitu seperti diuraikan berikut ini:
1. Melakukan Up-Date file Induk Penggajian
Aktifitas penting yang dlakukan dalam siklus manajemen personalia atau penggajian yang melibatkan pembaruan file penggajian untuk menunjukkan kepada berbagai jenis perubahan penggajian adalah kegiatan yang terkait dengan :
a. penerimaan karyawan.
b. pemberhentian karyawan.
c. perubahan tingkat gaji karyawan.
d. penyesuaian gaji karyawan.
Meskipun system penggajian diproses dalam bentuk batch,departemen sumber daya manusia memiliki akses log membuat perubahan ini pada penggajian.Pada dasarnya, untuk diperhatikan bahwa semua perubahan diajukan tepat waktu dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran.Catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat tidak boleh langsung dihapus beberapa laporan akhir tahun membutukan data mengenai semua pegawai yang bekerja untuk perusahaan selama periode tahun akuntansi tersebut.
2. Perubahan tarif dan pajak
Aktifitas kedua adalah memperbaharui informasi mengenai perubahan dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian akan melakukan perubahan tariff namun aktifitas ini relative jarang terjadi sejauh belum ada pengumuman pemerintah yang menyebutkan adanya perubahan tarif pajak yang berlaku.
3. Keabsahan Waktu dan Data Kehadiran
Informasi datang dalam berbagai bentuk, tergantung bagaimana bentuk pembayaran dilakukan kepada pegawai tertentu, bentuk pembayaran dimaksud, yaitu sebagai berikut .
• Skema pembayaran
Bagi karyawan yang mendapatkan pembayaran per jam, maka perusahaan memakai kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk giliran kerja. Pada dasarnya, pencatatan atas kehadiran karyawan dilakukan secara real time untuk mengetahui kehadiran mereka.
• Peluang untuk menggunakan teknologi informasi
4. Menyiapkan Daftar Penggajian
Pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam kerja karyawan selama satu periode, data ini akan dicocokkan dan kemudian diotoritasi oleh pejabat berwenang pada unit kegiatan tersebut untuk diserahkan ke departemen penggajian guna mempersiapkan daftar gaji karyawan yang bersangkutan.
Prosedur Pertama : file transaksi penggajian disusun berdasarkan nomor urut pegawai. File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi pegawai yang dibayar per jam,jumlah jam yang dihabiskan akan dikali dengan tariff upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus.
Selanjutnya : semua potongan penerimaan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Pada saat gaji bersih,didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan diperbaharui.
Terakhir : daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggaji adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji dan gaji bersih dalam format multikolom. Cek gaji pegawai jurnal umumnya melampirkan slip gaji yang mencantumkan jumlah gaji kotor potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun, untuk tiap kategori.
5. Pembayaran Daftar gaji
Pada perkembangan terakhir ini, system pembayaran gaji untuk karyawan telah dilakukan dengan cara memindah bukukan ke rekening karyawan bersangkutan. Cara ini sangat efektif untuk mengurangi pemotongan gaji yang tidak illegal dilakukan. Karyawan akan merasa aman bahwa dananya di rekening telah ada.
Biro Jasa Penggajian
Dalam usaha untuk menekan biaya, banyak organisasi melakukan outsource untuk fungsi penggajian dan sumber daya manusia mereka ke biro jasa penggajian organisasi tenaga kerja (saat ini Indonesia masih jarang dilakukan). Biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian untuk setiap klien dan melakukan aktifitas pemrosesan penggajian.
Biro jasa pengajian cocok untuk bisnis kecil dan menengah karena:
a) Menekan biaya; biro jasa mendapatkan keuntungan dari economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan.
b) Kompensasi yang lebih besar; memungkinkan perusahan yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi sama besarnya dengan yang disediakan oleh perusahaan besar pasa umumnya.
c) Meminimalisasi sumber daya computer; meniadakan program aplikasi SIA.
B. Sistem Penggajian
1) System Manual
System penggajian manual dilakukan dengan system pengelolaan gaji tanpa dibantu teknologi computer, semua rekapitulasi kehadiran karyawan dihitung dengan manual dengan menggunakan tael serta rekap gaki yang cukup panjang dan banyak, memang terkesan tidak efisien. Berikut ini kegiatan yang dilakukan dengan system manual.
a. Pengelolaan terhadap gaji dan upah ini secara tetap diawali dengan kegiatan mengumpulkan informasi waktu yang diguakan seorang karyawan bekerja. Waktu kerja mereka tertulis dalam tiket jam kerja yang diisi langsung oleh mereka setiap pekerjaan yang mereka lakukan sendiri pada hari itu. Setiap pengawas di bagian masing-masing akan melakukan vertifikasi dan memberikan tanda tangan tentang kebenaran waktu yang digunakan oleh pegawai tersebut. Vertifikasi ini ditujukan untuk melakukan pengendalian di bagian masig-masing.
b. Departemen pengawas waktu kerja (time keeping department) pekerja akan menerima setiap hari tiket waktu dari pekerja unuk dilakukan rekonsiliasi dengan waktu kerja seorang pekerja. Di setiap bagian disediakan mesin pencatat waktu (rime clock) yaitu kapan seorang pekerja mulai bekerja atau datang dan kapan selesai bekerja atau pulang yang dilakuan secara otomatis. Cara yang dilakukan adalah dengan memasukkan kartu masing-masing ke mesin yang tersedia pada saat masuk kerja dan pulang kerja.
2. Strategi pengembangan SIA
Program pengembangan system merupakan kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan system baru untuk menggantikan system lama secara keseluruhan memperbaiki system yang telah ada, mengingat system lama sudah tidak operasional perusahaan. Sebenarnya, pengembangan system dilakukan untuk menghasilkan system yang lebih efisien dan ekonomis dari system sebelumnya. System dikatakan efektif apabila system tersebut mampu memnuhi kebutuhan informasi perusahaan dan dapat menyajikan informasi yang bernilai dan relevan bagi pengusaha serta memberikan kepuasan bagi pemakainya. Berbagai tindakan dapat dilakukan untuk mendukung pemenuhan kebutuhan informasi, misalnya melakukan pengembangan software yang ada, atau melakukan pembelian software baru, atau juga melakukan outsource atau melakukan rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineer – BRP) terhadap system informasi.
Program pengembangan system merupakan kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan system baru untuk menggantikan system lama secara keseluruhan memperbaiki system yang telah ada, mengingat system lama sudah tidak operasional perusahaan. Sebenarnya, pengembangan system dilakukan untuk menghasilkan system yang lebih efisien dan ekonomis dari system sebelumnya. System dikatakan efektif apabila system tersebut mampu memnuhi kebutuhan informasi perusahaan dan dapat menyajikan informasi yang bernilai dan relevan bagi pengusaha serta memberikan kepuasan bagi pemakainya. Berbagai tindakan dapat dilakukan untuk mendukung pemenuhan kebutuhan informasi, misalnya melakukan pengembangan software yang ada, atau melakukan pembelian software baru, atau juga melakukan outsource atau melakukan rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineer – BRP) terhadap system informasi.
A. Pengembangan Sistem
Setiap organisasi bisnis selalu dihadapkan kepada kebutuhan informasi. Seiring perkembangan yang ada, maka dunia bisnis semakin kompetitif dan sering berubah. Setiap organisasi selalu dihadapkan dengan kebutuhan untuk meperoleh informasi yang baru lebih cepat, dan lebih andal demi kemajuan organisasi. Demi kebutuhan tersebu, system informasi selalu mengalami perubahan dari penyesuaian kecil hingga penyesuaian besar.
Beberapa hal yang menjadi alas an mengapa pentingnya dilakukan perubahan atau pengembangan system lama dan perlu diperbaiki atau diganti adalah sebagai berikut:
1. Sering Menimbulkan Gangguan pada Sistem Lama
a. Ketidakberesan system lama.
b. Perkembangan organisasi.
2. Untuk Meraih Kesempatan
3. Adanya Instruksi dari Pimpinan
B. Alasan Melakukan Pengembangan Sistem
Umumnya, sebuah organisasi atau perusahaan yang melakukan perubahan terhadap system informasi disebabkan telah terjadinya perubahan kebetuhan pemakaian atau kebutuhan oleh pelaku bisnis. Hal lain disebabkan timbulnya perubahan teknologi akibat adanya inovasi-inovasi yang muncul dari adanya kebutuhan, peningkatan proses bisnis keunggulan kompetitif di pasaran global, kemungkinan terjadinya produktivitas yang tinggi adanya pertumbuhan, atau kemungkinan rencana penciutan organisasi atau reorganisasi. Berdasarkan alas an tersebut, biasanya perusahaan akan melakukan pengembangan atau perubahan system yang ada. Jadi, tujuan sesungguhnya pengembangan system adalah efisiensi dan efektivitas system yang ada.
C. Pelaku Pengembangan Ssitem
Dalam aktivitas pengembangan system tentunya harus didukung oleh personal yang kompeten di bidangnya. Suatu tim yang solid dapat bekerja dan menghasilkan inovasi untuk perusahaan di bidang pengembangan system. Suatu tim pengembangan system biasanya terdiri atas berikut ini:
1. Manajemen.
2. Akuntan.
3. Komite pelaksana system informasi.
4. Tim pengembangan proyek.
5. Analisis system dan programmer.
6. Pihak luar organisasi.
D. Tujuan Pengembangan Sistem
Tujuan dari pengembangan system adalah agar dalam perusahaan terjadi peningkatan dalam hal berikut:
1. Kinerja, seberapa bagusnya kinerja suatu perusahaan dapat diukur dengan jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu (troughput) dan rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi (respon time). Orang banyak bersimpulan bahwa kinerja perusahaan semata diukur dari jumlah keuntungan financial yang diperhitungkan setiap periode. Pendapat ini sudah tidak bisa diterima lagi saat ini, sebab kinerja perusahaan dapat dilihat dan diukur dari berbagai aspek, seperti aspek keuangan aspek lingkungan, aspek eksternal, dan sebagainya.
2. Kualitas informasi yang disajikan. Informasi yang dihasilkan harus memenuhi kebutuhan organisasi dan penggunaannya, semakin berkualitas informasi yang dihasilkan, semakin sukses perusahaan tersebut. Tantangan ke depan bagi perusahaan-perusahaanmasuk pada pasar global harus memiliki kemampuan mengelola informasi sehinnga mereka dapat tumbuh dengan perusahaan multinasional yang lain.
3. Keuntunga akibat penurunan biaya operasional maupun administrative. Akibat sumber daya yang digunakan semakin bagus dan kemajuan teknologi yang mendukung banyak perusahaan kelas dunia memfokuskan diri di bidang usahanya, terkait urusan di luar aktivitas bisnis akan di-outsource ke perusahaan lain. Contohnya merek Kodak , mereka focus kepada menjual film dan kamera. Urusan pemrosesan dan diserahkan ke perusahaan penyedia layanan sebagai mitra, dan untuk keperluan itu Kodak mengivestasikan sejumlah uang untuk melakukan outsourcing pengolahan data perusahaan dan telah melakukan penghematan dari system informasinya sebesar 130 juta selama 10 tahun perjanjian.
4. System baru yang lebih efisien diharapkan dapat meningkatkan pengendalian perusahaan terhadap operasionalisasi secara lebih efisien.
5. Berdasarkan system yang telah dikembangkan, dapat menghasilkan informasi yang detail dan tepat waktu. Informasi yang tepat waktu adalah informasi yang diterima oleh pemakainya tepat pada saat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
E. Prinsip Pengembangan Sistem
Beberapa prinsip pengembangan system adalah sebagai berikut:
1. Manajemen merupakan pihak yang sangat membutuhkan informasi, terutama untuk membuat keputusan, oleh karena itu pengembangan system lebih diprioritaskan untuk mereka.
2. Menggunakan orang yang ahli di bidang pengembangan system.
3. Harus jelas tahapan kerja dan tugas yang dilakukan.
4. Lakukan pendokumentasikan untuk pedoman pengembangan system.
Salah satu harta yang paling berharga bagi organisasi bisnis adalah system informasi yang berorientasi pada pemakai dan responsive. Sebuah system yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan produktivitas, memperbaiki pelayanan dan keputusan manajemen, mengkoordinasi aktivitas di seluruh organisasi, serta dapat menambah keuntungan. Oleh karena itu, pengembangan system informasi perlu dilakukan, sejalan dengan cepatnya perkembangan informasi dan teknologi dalam dunia bisnis agar informasi yang dihasilkan setiap organisasi bisnis efektif dan dapat memenuhi kebutuhan pemakainya.
Namun, dalam pengembangan suatu system biasanya memerlukan waktu lama dan biaya yang besar, sedangkan perkembangan informasi semakin cepat, maka system perlu diubah untuk mengikuti alur informasi dan memenuhi kebutuhan penggunaannya. Untuk menghindari hal seperti ini, banyak perusahaan yang mencari dan melaksanakan pendekatan baru agar pengembangan system dapat dilakukan dengan cepat. Hal ini dapat dilakukan dengan penggunaan metode rapid application development (RAD).
Sumber: Buku "Sistem Informasi Akuntansi"
Pengarang : Dr. Mardi,M.Si
Penerbit : Galia Indonesia
Halaman : Jawaban No.1 terdapat pada halaman 107-111
Jawaban No.2 terdapat pada halaman 119-128
Senin, 17 Oktober 2011
Jumat, 14 Oktober 2011
Sabtu, 01 Oktober 2011
Langganan:
Postingan (Atom)