A. Pengertian Letter Of Credit
Yang dimaksud dengan letter of credit adalah letter of credit yang diterbitkan oleh bank dengan segala macam sifat dan jenisnya. Dalam transaksi jual beli antara eksportir dan importir, penggunaan L/C merupakan cara yang paling aman bagi eksportir maupun importir, karena adanya kepastian bahwa pembayaran akandilakukan apabila syarat L/C dipenuhi. Namun demikian cara pembayaran ini biayanya relatif lebih besar dibanding dengan cara pembayaran yang lain.
Atas L/C yang dibuka oleh importir, eksportir atau supplier di luar negeri diberi hak untuk menarik wesel sebesar nilai harga barang yang dikirimnya atas nama importir. Wesel ini beserta dokumen-dokumen pengapalan barangnya oleh eksportir disearahkan kepada bank koresponden yang menjadi penerima L/C untuk dimbilalih.
Pembayaran yang dilakukan atas dasar L/C tersebut berarti bank koresponden membayar lebih dahulu atas nama bank pembuka L/C sehingga tampaknya ada unsur kredit. Jangka waktu antara pembayaran yang dilakukan bank penerima L/C dengan pembayaran yang dilakukan oleh bank pembuka L/C dikenakan sekedar bunga. Karena pembayaran atas dasar L/C ini dilakukan berdasarkan dokumen pengapalan barang, maka L/C yang dibuka sering disebut documentary letter of credit, yakni pembayaran L/C yang dijamin dengan dokumen.
B. Pihak-Pihak Dalam Letter Of Kredit
Dalam suatu mekanisme L/C terlibat secara langsung beberapa pihak ialah:
a. Pembeli atau disebut juga buyer, importer
b. Penjual atau disebut juga seller atau exporter
c. Bank pembuka atau disebut juga opening bank, issuing bank
d. Bank penerus atau disebut juga advising bank
e. Bank pembayar atau paying bank
f. Bank pengaksep atau accepting bank
g. Bank penegosiasi atau negotiating bank
h. Bank penjamin atau confirming bank
Dalam keadaan yang sederhana suatu L/C menyangkut 3 pihak utama, ialah pembeli, penjual, dan bank pembuka.
C. Kewajiban dan Tanggung Jawab Dalam L/C
Mengenai hal ikhwal yang menyangkut kewajiban dan tanggung jawab bank sebagai pihak yang berurusan dengan dokumen-dokumen, telah diatur secara lengkap yang garis besarnya dapat dikemukan sebagai berikut:
1. Bank wajib memeriksa semua dokumen dengan ketelitian yang wajar untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen itu secara formal telah sesuai dengan L/C.
2. Bank yang memberi kuasa kepada bank lain untuk membayar, membuat pernyataan tertulis pembayaran berjangka, mengaksep, atau menegosisi dokumen, maka bank yang memberi kuasa tersebut akan terikat untuk mereimburse.
3. Issuing bank setelah menerima dokumen dan menganggap tidak sesuai dengan L/C yang bersangkutan, harus menetapkan apakah akan menerima atau menolaknya.
4. Penolakan dokumen harus diberitahukan dengan telekomunikasi atau sarana tercepat dengan mencantumkan penyimpangan-penyimpangan yang ditemui dan minta penegasan status dokumen tersebut.
5. Issuing bank akan kehilangan hak menyangkut bahwa dokumen-dokumen itu tidak sesuai dengan syarat-syarat L/C.
6. Bila bank pengirim dokumenmenyatakan terdapat penyimpangan pada dokumen dan memberitahukan bahwa pembayaran, pengaksepan, atau penegosiasian dengan syarat atau berdasarkan indemnity telah dilakukannya.
7. Bank-bank dianggap tidak terikat kewajiban atau tanggung jawab mengenai:
? Bentuk, kecukupan, ketelitian, keaslian, pemalsuan atau keabsahan menurut hukum daripada tiap-tiap dokumen.
? Syarat-syarat khusus yang tertera dalam dokumen-dokumen atau yang ditambahakan padanya.
? Uraian, kwantitas, berat, kwalitas, kondisi, pengepakan, penyerahan, nilai atau adanya barang-barang.
? Itikad baik atau tindakan-tindakan dan atau kealpaan, kesanggupan membayar utang, pelaksanaan pekerjaan atau standing daripada si pengirim.
8. Bank-bank juga dianggap tidak terikat kewajiban atau tanggung jawab atas akibat-akibat yang timbul karena kelambatan dan atau hilang dalam pengiriman daripada berita-berita, surat-surat atau dokumen-dokumen.
9. Bank-bank tidak terikat kewajiban atau tanggung jawab sebagai akibat yang timbul karena terputusnya bisnis mereka disebabkan hal-hal di luar kekuasaanya.
10. Bila bank memperbunakan jasa-jasa bank lain dalam melaksanakan instruksi applicant, maka hal tersebut adalah atas beban dan resiko applicant.
E. Bentuk Dan Jenis L/C
1. Revocable Letter Of Credit
Adalah L/C yang dapat diubah atau dibatalkan sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada beneficiary. Dari ketentuan tersebut menunjukan bahwa suatu L/C yang dapat ditarik kembali atau dibatalkan tidak menciptakan suatu ikatan hukum antara pihak bank dan beneficiary.
Sebenarnya bentuk revocable ini kurang tepat apabila disebut L/C karena tidak mengandung jaminan bahwa wesel-weselnya akan dibayar ketika diajukan, mengingat pembatalan mungkin telah terjadi tanpa pemberitahuan kepada beneficiary. Oleh karena itu bentuk L/C yang demikian kurang disukai oleh penjual dan jarang dipergunakan.
2. Irevocable Letter Of Credit
Adalah suatu L/C yang tidak dapat diubah atau dibatalkan tanpa persetujuan semua pihak baik pembeli, penjual, maupun pihak bank yang bersangkutan. Selama jangka waktu berlakunya yang ditentukan dalam L/C, issuing bank tetap menjamin untuk membayar, mengaksep, atau menegosiasi wesel-wesel yang ditarik atas L/C tersebut asalkan syarat-syarat dan kondisi yang ditetapkan didalamnya terpenuhi.
3. Confirmed Irrevocable Letter Of Credit
Sebagaimana diketahui sifat khusus suatu L/C adalah credit standing bank itu ditambahkan pada kredit standing pembeli dalam L/C yang bersangkutan. Namun demikian dapat terjadi kredit standing daripada issuing bank tidak memuaskan bagi pihak penjual, hal ini timbul apabila misalnya issuing bank hanya suatu bank lokal tanpa mempunyai reputasi internasional sehingga pihak penjual memandang perlu untuk meminta jaminan kepada advising bank. Dalam hal ini penjual akan mengajukan permohonan agar dibuka suatu confirmed L/C.
4. Transferable Letter Of Credit
Adalah suatu kredit yang memberikan hak kepada beneficiary untuk meminta kepada bank yang diamanatkan untuk melakukan pembayaran atau akseptasi atau kepada setiap bank yang berhak melakukan negosiasi, untuk menyerahkan hak atas kredit itu seluruhnya atau sebagian kepada satu pihak ketiga atau lebih.
5. Back To Back Letter Of Credit
Back to back letter of credit ini dipakai dalam keadaan seperti halnya pada transferable L/C yakni, suatu transaksi dagang yang dilakukan dengan melalui pedagang perantara atau dalam keadaan dimana hubungan langsung antara pembeli dan supplier tidak dimungkinkan oleh peraturan-peraturan negara yang bersangkutan. Walaupun ada persamaan demikian tetapi tidak berarti bahwa ketentuan-ketentuan yang berlaku terhadap transferable L/C seluruhnya berlaku juga bagi back to back L/C.
6. Red Clause Letter Of Credit
Adalah suatu klausula yang memuat makna anti cipatory yaitu menyangkut sesuatu hal yang sifatnya didahulukan. Adapun yang didahulukan disini adalah pembayaran atas L/C oleh bank yang dilakukan sebelum dokumen-dokumen yang disyaratkan diserahkan. Atas dasar inilah maka red clause L/C termasuk dalam golongan yang disebut anti cipatory credit.
7. Green Ink Clause Letter Of Credit
Green ink clause letter of credit hampir serupa dengan red clause L/C, yakni juga memberikan uang muka kepada beneficiary sebelum pengapalan barang-barang dilakukan.
8. Revolving Letter Of Credit
Dalam suatu kegiatan perdagangan luar negeri antara penjual dan pembeli sering terjadi serentetan transaksi secara kontinyu dan teratur baik waktu maupun jumlah. Adapun cara pembayarannya dapat dilakukan dengan pembukaan L/C seperti yang telah diutarakan di atas untuk masing-masing transaksi.
9. Stand By Letter Of Credit
Suatu jaminan khusus yang biasanya dipakai sebagai “stand by” oleh pihak beneficiary atau bank atas nama nasabahnya. Dalam hal ini apabila pihak applicant gagal untuk melaksanakan suatu kontrak atau gagal untuk membayar pinjaman atau memenuhi pinjaman lain bank yang bersangkutan akan membayar kepada beneficary atas penyerahan selembar sight draft dan surat pernyataan dari beneficiary, yang menyatakan bahwa applicant atau kontraktor tidak dapat melaksanakan kontrak yang disetujui, membayar pinjaman atau memenuhi kewajiban lain itu.
F. Prosedur Transaksi Letter Of Credit
1. Pihak penjual dan pembeli mengadakan negosiasi jual beli barang hingga terjadi kesepakatan.
2. Pihak pembeli diharuskan membuka L/C dalam negeri pada suatu bank (bank pembuka L/C)
3. Setelah L/C DN dibuka, oleh bank pembuka L/C segera memberitahukan kepada bankpembayar bahwa L/C DN telah dibuka dan agar disampaikan kepada si penjual barang.
4. Penjual barang mendapat pemberitahuan dari bank pembayar bahwa pembeli telah membuka L/C barang dagangan sudah dapat segera dikirim. Disini penjual barang meneliti apakah L/C terjadi perubahan dari syarat yang telah disetujui semula.
5. Pihak penjual menghubungi maskapai pelayaran atau perusahaan angkutan lainnya untuk mengirimkan barang-barang ke tempat tujuan.
6. Pada waktu pembeli menerima kabar dari perusahaan pengangkutan bahwa barang telah datang, maka pihak pembeli harus membuatkan certificate of receipts atau konosemen yang harus diserahkan kepada bank pembayar dan penjual. Hal ini dilakukan setelah memeriksa kebenaran L/C dengan faktur atau barang yang dikirim oleh si pembeli.
7. Atas dasar konosemen penjual segera menghubungi bank pembayar dengan menunjukan dokumen L/C dan surat pengantar dokumen disertai denga wesel yang berfungsi sebagai penyerahan dokumen dan penagihan pembayaran kepada bank pembayar.
8. Bank pembayar setelah menerime dokumen dari penjual segera menghubungi bank pembuka L/C. Oleh bank pembuka L/C segera memberitahukan penerimaan dokumen dilampiri dengan perhitungan-perhitungannya kepada pembeli.
9. Pembeli menerima dokumen dari bank pembuka L/C
10. Pembeli segera melunasi seluruh kewajibannya atas jual beli tersebut kepada bank pembuka L/C.
11. Bank pembuka L/C memberi konfirmasi penerimaan dokumen dan sekaligus memberitahukan bahwa si pembeli telah membayar. Dengan demikian memberi ijin kepada bank pembayar untuk melakukan pembayaran kepada si penjual. Kemudian semua arsip disimpan.
12. Oleh bank pembayar akan dilakukan pembayaran dengan memperhatikan diskonto atau perhitungan wesel.
Jumat, 16 Maret 2012
Rabu, 16 November 2011
Aktivitas dari proses siklus produksi, siklus HRD dan manajemen SDM, siklus pendapatan, siklus penjualan, dan siklus buku besar dan pelaporan.
Judul buku: sistem informasi akutansi
Nama pengarang: sri dewi anggadini
Halaman: 165-205
Judul buku: sistem informasi akutansi
Nama pengarang dasaratha v rama
Halaman:23-26
- Siklus produksi:
Aktivitas produksi pada umumnya adalah aktivitas mengubah bahan baku menjadi bahan jadi. Hal ini hanya terjadi pada perusahaan manufaktur (industri). Siklus produksi memiliki rangkaian aktivitas yang di selenggarakan secara bertahap.
Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi
• Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :
• Bauran produk
• Penetapan harga produk
• Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)
• Manajemen Biaya
• Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :
• Perancangan Produk
• Perencanaan dan Penjadwalan
• Operasi Produksi
• Akuntansi Biaya
Perancangan Produk (Aktivitas 1)
• Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.
• Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.
Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)
• Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.
• Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.
Operasi Produksi (Aktivitas 3)
• Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.
• Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :
1. Bahan baku yang digunakan
2. Jam tenaga kerja yang digunakan
3. Operasi mesin yang dilakukan
4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi
Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)
• Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.
• Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?
1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi
2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.
Apakah ancaman-ancamannya ?
– Transaksi yang tidak diotorisasi
– Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap
– Kesalahan pencatatan dan posting
– Kehilangan data
– Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas
• Apakah prosedur pengendalian itu ?
– Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan
– Otorisasi produksi
– Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong
– Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva moda
- Siklus HRD atau manajemen SDM:
• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus manajement sdm ?
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain
Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)
• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)
• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)
• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)
• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
- Siklus pendapatan:
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
• Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?
1 Entri pesanan penjualan
2 Pengiriman
3 Penagihan dan Piutang Usaha
4 Penagihan Kas
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:
Entri Pesanan Penjualan
Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:
1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan
Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
1. Mengambil dan mengepak pesanan
2. Mengirim pesanan tersebut
Penagihan dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:
1. Penagihan ke para pelanggan
2. Memelihara data piutang usaha
Penagihan Kas
Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
1. Menangani kiriman uang pelanggan
2. Menyimpannya ke bank
- Siklus buku besar dan pelaporan
Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :
1. Mengumpulkan data transaksi
2. Memproses arus masuk transaksi
3. Menyimpan data transaksi
4. Melakukan pengendalian akunting
5. Menyediakan laporan keuangan
6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi
Sumber Data dan Masukan
Sistem buku umum menerima masukan dari berbagai macam sumber.
Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu :
• Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting.
• Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang.
• Transaksi balikan (Reversing transaction).
Bentuk-Bentuk Masukan
• Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.
• Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
Arus dan Pemrosesan Data
Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum.
Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik.
Data Base
Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili :
1. Arsip Induk Buku Besar Umum
2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4. Arsip Induk Anggaran
5. Arsip Format Lapangan Keuangan
6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
- SIKLUS PENGELUARAN
Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi
Pembelian
Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :
Gudang/Bagian Lain
Pembelian
Penerimaan
Hutang Dagang
Kasir/Pembayaran
Gudang
Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.
Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
Bagian Penerimaan
Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.
Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.
Bagian Kasir
Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE
Pengumpulan data
Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.
Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.
Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.
Pemrosesan awal data
Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.
Pemrosesan lanjut
Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.
Update data
Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.
Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).
Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).
Nama pengarang: sri dewi anggadini
Halaman: 165-205
Judul buku: sistem informasi akutansi
Nama pengarang dasaratha v rama
Halaman:23-26
- Siklus produksi:
Aktivitas produksi pada umumnya adalah aktivitas mengubah bahan baku menjadi bahan jadi. Hal ini hanya terjadi pada perusahaan manufaktur (industri). Siklus produksi memiliki rangkaian aktivitas yang di selenggarakan secara bertahap.
Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi
• Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :
• Bauran produk
• Penetapan harga produk
• Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)
• Manajemen Biaya
• Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :
• Perancangan Produk
• Perencanaan dan Penjadwalan
• Operasi Produksi
• Akuntansi Biaya
Perancangan Produk (Aktivitas 1)
• Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.
• Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.
Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)
• Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.
• Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.
Operasi Produksi (Aktivitas 3)
• Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.
• Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :
1. Bahan baku yang digunakan
2. Jam tenaga kerja yang digunakan
3. Operasi mesin yang dilakukan
4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi
Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)
• Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.
• Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?
1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi
2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.
Apakah ancaman-ancamannya ?
– Transaksi yang tidak diotorisasi
– Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap
– Kesalahan pencatatan dan posting
– Kehilangan data
– Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas
• Apakah prosedur pengendalian itu ?
– Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan
– Otorisasi produksi
– Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong
– Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva moda
- Siklus HRD atau manajemen SDM:
• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus manajement sdm ?
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain
Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)
• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)
• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)
• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)
• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
- Siklus pendapatan:
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
• Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?
1 Entri pesanan penjualan
2 Pengiriman
3 Penagihan dan Piutang Usaha
4 Penagihan Kas
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:
Entri Pesanan Penjualan
Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap:
1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan
Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
1. Mengambil dan mengepak pesanan
2. Mengirim pesanan tersebut
Penagihan dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan:
1. Penagihan ke para pelanggan
2. Memelihara data piutang usaha
Penagihan Kas
Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
1. Menangani kiriman uang pelanggan
2. Menyimpannya ke bank
- Siklus buku besar dan pelaporan
Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :
1. Mengumpulkan data transaksi
2. Memproses arus masuk transaksi
3. Menyimpan data transaksi
4. Melakukan pengendalian akunting
5. Menyediakan laporan keuangan
6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi
Sumber Data dan Masukan
Sistem buku umum menerima masukan dari berbagai macam sumber.
Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu :
• Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting.
• Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang.
• Transaksi balikan (Reversing transaction).
Bentuk-Bentuk Masukan
• Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.
• Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
Arus dan Pemrosesan Data
Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum.
Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik.
Data Base
Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili :
1. Arsip Induk Buku Besar Umum
2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4. Arsip Induk Anggaran
5. Arsip Format Lapangan Keuangan
6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
- SIKLUS PENGELUARAN
Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi
Pembelian
Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :
Gudang/Bagian Lain
Pembelian
Penerimaan
Hutang Dagang
Kasir/Pembayaran
Gudang
Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.
Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
Bagian Penerimaan
Bag. Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta persetujuannya.
Bagian Hutang Dagang
Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.
Bagian Kasir
Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE
Pengumpulan data
Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.
Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.
Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.
Pemrosesan awal data
Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.
Pemrosesan lanjut
Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.
Update data
Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.
Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).
Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).
Jenis-jenis model sistem perdagangan di internet (e-business)
- Model sistem Fisik
Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Contohnya seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb.
- Model sistem Naratif
Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Contoh : Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.
- Model sistem Grafis
Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.
Contoh : laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.
4. Model sistem Matematis
Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan.
Contoh : BEP = TFC / P – C
BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost
Kelebihan :
- Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol matematis tentu dapat mengerti model tersebut)
- Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan.
Model Sistem Umum
Sistem Fisik
1. Arus Material
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang
Sistem Konsep
1. Sistem Simpul tertutup.
Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.
Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
2. Sistem simpul terbuka.
Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.
Contoh : Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.
Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Contohnya seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb.
- Model sistem Naratif
Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Contoh : Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.
- Model sistem Grafis
Model yang mewakili entitynya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.
Contoh : laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.
4. Model sistem Matematis
Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan.
Contoh : BEP = TFC / P – C
BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost
Kelebihan :
- Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol matematis tentu dapat mengerti model tersebut)
- Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan.
Model Sistem Umum
Sistem Fisik
1. Arus Material
2. Arus Personil
3. Arus Mesin
4. Arus Uang
Sistem Konsep
1. Sistem Simpul tertutup.
Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.
Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.
2. Sistem simpul terbuka.
Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.
Contoh : Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.
Senin, 17 Oktober 2011
TUGAS SIA 2 ABSEN GENAP
1. Siklus penggajian dan manajemen SDM :
Sering kali kita mendengar tentang gaji,honor,dan upah namun kadangkala kita kurang memahami apa makna sebenarnya gaji,honor dan upah.Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap. Honor merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahaan atau instansi kepada pegawai yang tidak tetap. Upah merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahaan atau kepada pegawainya sebagai bentuk pembayaran diluar jam kerja.
Setiap perusahaan memiliki system penggajian yang sudah benar didesain sedemikian rupa, apabila desain system penggajian tidak benar,dapat mempersulit proses pengambilan keputusan dan mengganggu ketenangan kerja karyawan. Jadi system penggajian harus didesain secara benar.
A. Kegiatan Siklus Penggajian
Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena; daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodic (tiap mingguan,dua minggu, atau bulanan) demikian pula pembayaran gaji, sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.
Dalam kegiatan siklus penggajian, ada beberapa langkah dasar yang biasa diterapkan oleh setiap perusahaan yang membayarkan gaji kepada karyawan, melalui system penggajian, yaitu seperti diuraikan berikut ini:
1. Melakukan Up-Date file Induk Penggajian
Aktifitas penting yang dlakukan dalam siklus manajemen personalia atau penggajian yang melibatkan pembaruan file penggajian untuk menunjukkan kepada berbagai jenis perubahan penggajian adalah kegiatan yang terkait dengan :
a. penerimaan karyawan.
b. pemberhentian karyawan.
c. perubahan tingkat gaji karyawan.
d. penyesuaian gaji karyawan.
Meskipun system penggajian diproses dalam bentuk batch,departemen sumber daya manusia memiliki akses log membuat perubahan ini pada penggajian.Pada dasarnya, untuk diperhatikan bahwa semua perubahan diajukan tepat waktu dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran.Catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat tidak boleh langsung dihapus beberapa laporan akhir tahun membutukan data mengenai semua pegawai yang bekerja untuk perusahaan selama periode tahun akuntansi tersebut.
2. Perubahan tarif dan pajak
Aktifitas kedua adalah memperbaharui informasi mengenai perubahan dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian akan melakukan perubahan tariff namun aktifitas ini relative jarang terjadi sejauh belum ada pengumuman pemerintah yang menyebutkan adanya perubahan tarif pajak yang berlaku.
3. Keabsahan Waktu dan Data Kehadiran
Informasi datang dalam berbagai bentuk, tergantung bagaimana bentuk pembayaran dilakukan kepada pegawai tertentu, bentuk pembayaran dimaksud, yaitu sebagai berikut .
• Skema pembayaran
Bagi karyawan yang mendapatkan pembayaran per jam, maka perusahaan memakai kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk giliran kerja. Pada dasarnya, pencatatan atas kehadiran karyawan dilakukan secara real time untuk mengetahui kehadiran mereka.
• Peluang untuk menggunakan teknologi informasi
4. Menyiapkan Daftar Penggajian
Pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam kerja karyawan selama satu periode, data ini akan dicocokkan dan kemudian diotoritasi oleh pejabat berwenang pada unit kegiatan tersebut untuk diserahkan ke departemen penggajian guna mempersiapkan daftar gaji karyawan yang bersangkutan.
Prosedur Pertama : file transaksi penggajian disusun berdasarkan nomor urut pegawai. File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi pegawai yang dibayar per jam,jumlah jam yang dihabiskan akan dikali dengan tariff upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus.
Selanjutnya : semua potongan penerimaan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Pada saat gaji bersih,didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan diperbaharui.
Terakhir : daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggaji adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji dan gaji bersih dalam format multikolom. Cek gaji pegawai jurnal umumnya melampirkan slip gaji yang mencantumkan jumlah gaji kotor potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun, untuk tiap kategori.
5. Pembayaran Daftar gaji
Pada perkembangan terakhir ini, system pembayaran gaji untuk karyawan telah dilakukan dengan cara memindah bukukan ke rekening karyawan bersangkutan. Cara ini sangat efektif untuk mengurangi pemotongan gaji yang tidak illegal dilakukan. Karyawan akan merasa aman bahwa dananya di rekening telah ada.
Biro Jasa Penggajian
Dalam usaha untuk menekan biaya, banyak organisasi melakukan outsource untuk fungsi penggajian dan sumber daya manusia mereka ke biro jasa penggajian organisasi tenaga kerja (saat ini Indonesia masih jarang dilakukan). Biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian untuk setiap klien dan melakukan aktifitas pemrosesan penggajian.
Biro jasa pengajian cocok untuk bisnis kecil dan menengah karena:
a) Menekan biaya; biro jasa mendapatkan keuntungan dari economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan.
b) Kompensasi yang lebih besar; memungkinkan perusahan yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi sama besarnya dengan yang disediakan oleh perusahaan besar pasa umumnya.
c) Meminimalisasi sumber daya computer; meniadakan program aplikasi SIA.
B. Sistem Penggajian
1) System Manual
System penggajian manual dilakukan dengan system pengelolaan gaji tanpa dibantu teknologi computer, semua rekapitulasi kehadiran karyawan dihitung dengan manual dengan menggunakan tael serta rekap gaki yang cukup panjang dan banyak, memang terkesan tidak efisien. Berikut ini kegiatan yang dilakukan dengan system manual.
a. Pengelolaan terhadap gaji dan upah ini secara tetap diawali dengan kegiatan mengumpulkan informasi waktu yang diguakan seorang karyawan bekerja. Waktu kerja mereka tertulis dalam tiket jam kerja yang diisi langsung oleh mereka setiap pekerjaan yang mereka lakukan sendiri pada hari itu. Setiap pengawas di bagian masing-masing akan melakukan vertifikasi dan memberikan tanda tangan tentang kebenaran waktu yang digunakan oleh pegawai tersebut. Vertifikasi ini ditujukan untuk melakukan pengendalian di bagian masig-masing.
b. Departemen pengawas waktu kerja (time keeping department) pekerja akan menerima setiap hari tiket waktu dari pekerja unuk dilakukan rekonsiliasi dengan waktu kerja seorang pekerja. Di setiap bagian disediakan mesin pencatat waktu (rime clock) yaitu kapan seorang pekerja mulai bekerja atau datang dan kapan selesai bekerja atau pulang yang dilakuan secara otomatis. Cara yang dilakukan adalah dengan memasukkan kartu masing-masing ke mesin yang tersedia pada saat masuk kerja dan pulang kerja.
2. Strategi pengembangan SIA
Program pengembangan system merupakan kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan system baru untuk menggantikan system lama secara keseluruhan memperbaiki system yang telah ada, mengingat system lama sudah tidak operasional perusahaan. Sebenarnya, pengembangan system dilakukan untuk menghasilkan system yang lebih efisien dan ekonomis dari system sebelumnya. System dikatakan efektif apabila system tersebut mampu memnuhi kebutuhan informasi perusahaan dan dapat menyajikan informasi yang bernilai dan relevan bagi pengusaha serta memberikan kepuasan bagi pemakainya. Berbagai tindakan dapat dilakukan untuk mendukung pemenuhan kebutuhan informasi, misalnya melakukan pengembangan software yang ada, atau melakukan pembelian software baru, atau juga melakukan outsource atau melakukan rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineer – BRP) terhadap system informasi.
Program pengembangan system merupakan kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan system baru untuk menggantikan system lama secara keseluruhan memperbaiki system yang telah ada, mengingat system lama sudah tidak operasional perusahaan. Sebenarnya, pengembangan system dilakukan untuk menghasilkan system yang lebih efisien dan ekonomis dari system sebelumnya. System dikatakan efektif apabila system tersebut mampu memnuhi kebutuhan informasi perusahaan dan dapat menyajikan informasi yang bernilai dan relevan bagi pengusaha serta memberikan kepuasan bagi pemakainya. Berbagai tindakan dapat dilakukan untuk mendukung pemenuhan kebutuhan informasi, misalnya melakukan pengembangan software yang ada, atau melakukan pembelian software baru, atau juga melakukan outsource atau melakukan rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineer – BRP) terhadap system informasi.
A. Pengembangan Sistem
Setiap organisasi bisnis selalu dihadapkan kepada kebutuhan informasi. Seiring perkembangan yang ada, maka dunia bisnis semakin kompetitif dan sering berubah. Setiap organisasi selalu dihadapkan dengan kebutuhan untuk meperoleh informasi yang baru lebih cepat, dan lebih andal demi kemajuan organisasi. Demi kebutuhan tersebu, system informasi selalu mengalami perubahan dari penyesuaian kecil hingga penyesuaian besar.
Beberapa hal yang menjadi alas an mengapa pentingnya dilakukan perubahan atau pengembangan system lama dan perlu diperbaiki atau diganti adalah sebagai berikut:
1. Sering Menimbulkan Gangguan pada Sistem Lama
a. Ketidakberesan system lama.
b. Perkembangan organisasi.
2. Untuk Meraih Kesempatan
3. Adanya Instruksi dari Pimpinan
B. Alasan Melakukan Pengembangan Sistem
Umumnya, sebuah organisasi atau perusahaan yang melakukan perubahan terhadap system informasi disebabkan telah terjadinya perubahan kebetuhan pemakaian atau kebutuhan oleh pelaku bisnis. Hal lain disebabkan timbulnya perubahan teknologi akibat adanya inovasi-inovasi yang muncul dari adanya kebutuhan, peningkatan proses bisnis keunggulan kompetitif di pasaran global, kemungkinan terjadinya produktivitas yang tinggi adanya pertumbuhan, atau kemungkinan rencana penciutan organisasi atau reorganisasi. Berdasarkan alas an tersebut, biasanya perusahaan akan melakukan pengembangan atau perubahan system yang ada. Jadi, tujuan sesungguhnya pengembangan system adalah efisiensi dan efektivitas system yang ada.
C. Pelaku Pengembangan Ssitem
Dalam aktivitas pengembangan system tentunya harus didukung oleh personal yang kompeten di bidangnya. Suatu tim yang solid dapat bekerja dan menghasilkan inovasi untuk perusahaan di bidang pengembangan system. Suatu tim pengembangan system biasanya terdiri atas berikut ini:
1. Manajemen.
2. Akuntan.
3. Komite pelaksana system informasi.
4. Tim pengembangan proyek.
5. Analisis system dan programmer.
6. Pihak luar organisasi.
D. Tujuan Pengembangan Sistem
Tujuan dari pengembangan system adalah agar dalam perusahaan terjadi peningkatan dalam hal berikut:
1. Kinerja, seberapa bagusnya kinerja suatu perusahaan dapat diukur dengan jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu (troughput) dan rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi (respon time). Orang banyak bersimpulan bahwa kinerja perusahaan semata diukur dari jumlah keuntungan financial yang diperhitungkan setiap periode. Pendapat ini sudah tidak bisa diterima lagi saat ini, sebab kinerja perusahaan dapat dilihat dan diukur dari berbagai aspek, seperti aspek keuangan aspek lingkungan, aspek eksternal, dan sebagainya.
2. Kualitas informasi yang disajikan. Informasi yang dihasilkan harus memenuhi kebutuhan organisasi dan penggunaannya, semakin berkualitas informasi yang dihasilkan, semakin sukses perusahaan tersebut. Tantangan ke depan bagi perusahaan-perusahaanmasuk pada pasar global harus memiliki kemampuan mengelola informasi sehinnga mereka dapat tumbuh dengan perusahaan multinasional yang lain.
3. Keuntunga akibat penurunan biaya operasional maupun administrative. Akibat sumber daya yang digunakan semakin bagus dan kemajuan teknologi yang mendukung banyak perusahaan kelas dunia memfokuskan diri di bidang usahanya, terkait urusan di luar aktivitas bisnis akan di-outsource ke perusahaan lain. Contohnya merek Kodak , mereka focus kepada menjual film dan kamera. Urusan pemrosesan dan diserahkan ke perusahaan penyedia layanan sebagai mitra, dan untuk keperluan itu Kodak mengivestasikan sejumlah uang untuk melakukan outsourcing pengolahan data perusahaan dan telah melakukan penghematan dari system informasinya sebesar 130 juta selama 10 tahun perjanjian.
4. System baru yang lebih efisien diharapkan dapat meningkatkan pengendalian perusahaan terhadap operasionalisasi secara lebih efisien.
5. Berdasarkan system yang telah dikembangkan, dapat menghasilkan informasi yang detail dan tepat waktu. Informasi yang tepat waktu adalah informasi yang diterima oleh pemakainya tepat pada saat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
E. Prinsip Pengembangan Sistem
Beberapa prinsip pengembangan system adalah sebagai berikut:
1. Manajemen merupakan pihak yang sangat membutuhkan informasi, terutama untuk membuat keputusan, oleh karena itu pengembangan system lebih diprioritaskan untuk mereka.
2. Menggunakan orang yang ahli di bidang pengembangan system.
3. Harus jelas tahapan kerja dan tugas yang dilakukan.
4. Lakukan pendokumentasikan untuk pedoman pengembangan system.
Salah satu harta yang paling berharga bagi organisasi bisnis adalah system informasi yang berorientasi pada pemakai dan responsive. Sebuah system yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan produktivitas, memperbaiki pelayanan dan keputusan manajemen, mengkoordinasi aktivitas di seluruh organisasi, serta dapat menambah keuntungan. Oleh karena itu, pengembangan system informasi perlu dilakukan, sejalan dengan cepatnya perkembangan informasi dan teknologi dalam dunia bisnis agar informasi yang dihasilkan setiap organisasi bisnis efektif dan dapat memenuhi kebutuhan pemakainya.
Namun, dalam pengembangan suatu system biasanya memerlukan waktu lama dan biaya yang besar, sedangkan perkembangan informasi semakin cepat, maka system perlu diubah untuk mengikuti alur informasi dan memenuhi kebutuhan penggunaannya. Untuk menghindari hal seperti ini, banyak perusahaan yang mencari dan melaksanakan pendekatan baru agar pengembangan system dapat dilakukan dengan cepat. Hal ini dapat dilakukan dengan penggunaan metode rapid application development (RAD).
Sumber: Buku "Sistem Informasi Akuntansi"
Pengarang : Dr. Mardi,M.Si
Penerbit : Galia Indonesia
Halaman : Jawaban No.1 terdapat pada halaman 107-111
Jawaban No.2 terdapat pada halaman 119-128
Sering kali kita mendengar tentang gaji,honor,dan upah namun kadangkala kita kurang memahami apa makna sebenarnya gaji,honor dan upah.Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai tetap. Honor merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahaan atau instansi kepada pegawai yang tidak tetap. Upah merupakan sejumlah hak yang diberikan oleh suatu perusahaan atau kepada pegawainya sebagai bentuk pembayaran diluar jam kerja.
Setiap perusahaan memiliki system penggajian yang sudah benar didesain sedemikian rupa, apabila desain system penggajian tidak benar,dapat mempersulit proses pengambilan keputusan dan mengganggu ketenangan kerja karyawan. Jadi system penggajian harus didesain secara benar.
A. Kegiatan Siklus Penggajian
Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena; daftar gaji karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodic (tiap mingguan,dua minggu, atau bulanan) demikian pula pembayaran gaji, sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan.
Dalam kegiatan siklus penggajian, ada beberapa langkah dasar yang biasa diterapkan oleh setiap perusahaan yang membayarkan gaji kepada karyawan, melalui system penggajian, yaitu seperti diuraikan berikut ini:
1. Melakukan Up-Date file Induk Penggajian
Aktifitas penting yang dlakukan dalam siklus manajemen personalia atau penggajian yang melibatkan pembaruan file penggajian untuk menunjukkan kepada berbagai jenis perubahan penggajian adalah kegiatan yang terkait dengan :
a. penerimaan karyawan.
b. pemberhentian karyawan.
c. perubahan tingkat gaji karyawan.
d. penyesuaian gaji karyawan.
Meskipun system penggajian diproses dalam bentuk batch,departemen sumber daya manusia memiliki akses log membuat perubahan ini pada penggajian.Pada dasarnya, untuk diperhatikan bahwa semua perubahan diajukan tepat waktu dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran.Catatan tentang pegawai yang berhenti atau dipecat tidak boleh langsung dihapus beberapa laporan akhir tahun membutukan data mengenai semua pegawai yang bekerja untuk perusahaan selama periode tahun akuntansi tersebut.
2. Perubahan tarif dan pajak
Aktifitas kedua adalah memperbaharui informasi mengenai perubahan dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian akan melakukan perubahan tariff namun aktifitas ini relative jarang terjadi sejauh belum ada pengumuman pemerintah yang menyebutkan adanya perubahan tarif pajak yang berlaku.
3. Keabsahan Waktu dan Data Kehadiran
Informasi datang dalam berbagai bentuk, tergantung bagaimana bentuk pembayaran dilakukan kepada pegawai tertentu, bentuk pembayaran dimaksud, yaitu sebagai berikut .
• Skema pembayaran
Bagi karyawan yang mendapatkan pembayaran per jam, maka perusahaan memakai kartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktu keluar, untuk giliran kerja. Pada dasarnya, pencatatan atas kehadiran karyawan dilakukan secara real time untuk mengetahui kehadiran mereka.
• Peluang untuk menggunakan teknologi informasi
4. Menyiapkan Daftar Penggajian
Pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam kerja karyawan selama satu periode, data ini akan dicocokkan dan kemudian diotoritasi oleh pejabat berwenang pada unit kegiatan tersebut untuk diserahkan ke departemen penggajian guna mempersiapkan daftar gaji karyawan yang bersangkutan.
Prosedur Pertama : file transaksi penggajian disusun berdasarkan nomor urut pegawai. File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagi setiap pegawai, catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait akan dibaca dan gaji kotor akan dihitung. Bagi pegawai yang dibayar per jam,jumlah jam yang dihabiskan akan dikali dengan tariff upah dan kemudian tambahan untuk lembur atau bonus.
Selanjutnya : semua potongan penerimaan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Pada saat gaji bersih,didapat, field jumlah hingga tahun ini untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih di dalam catatan pegawai untuk file induk penggajian akan diperbaharui.
Terakhir : daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggaji adalah laporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji dan gaji bersih dalam format multikolom. Cek gaji pegawai jurnal umumnya melampirkan slip gaji yang mencantumkan jumlah gaji kotor potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dan total hingga tahun, untuk tiap kategori.
5. Pembayaran Daftar gaji
Pada perkembangan terakhir ini, system pembayaran gaji untuk karyawan telah dilakukan dengan cara memindah bukukan ke rekening karyawan bersangkutan. Cara ini sangat efektif untuk mengurangi pemotongan gaji yang tidak illegal dilakukan. Karyawan akan merasa aman bahwa dananya di rekening telah ada.
Biro Jasa Penggajian
Dalam usaha untuk menekan biaya, banyak organisasi melakukan outsource untuk fungsi penggajian dan sumber daya manusia mereka ke biro jasa penggajian organisasi tenaga kerja (saat ini Indonesia masih jarang dilakukan). Biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian untuk setiap klien dan melakukan aktifitas pemrosesan penggajian.
Biro jasa pengajian cocok untuk bisnis kecil dan menengah karena:
a) Menekan biaya; biro jasa mendapatkan keuntungan dari economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar perusahaan.
b) Kompensasi yang lebih besar; memungkinkan perusahan yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi sama besarnya dengan yang disediakan oleh perusahaan besar pasa umumnya.
c) Meminimalisasi sumber daya computer; meniadakan program aplikasi SIA.
B. Sistem Penggajian
1) System Manual
System penggajian manual dilakukan dengan system pengelolaan gaji tanpa dibantu teknologi computer, semua rekapitulasi kehadiran karyawan dihitung dengan manual dengan menggunakan tael serta rekap gaki yang cukup panjang dan banyak, memang terkesan tidak efisien. Berikut ini kegiatan yang dilakukan dengan system manual.
a. Pengelolaan terhadap gaji dan upah ini secara tetap diawali dengan kegiatan mengumpulkan informasi waktu yang diguakan seorang karyawan bekerja. Waktu kerja mereka tertulis dalam tiket jam kerja yang diisi langsung oleh mereka setiap pekerjaan yang mereka lakukan sendiri pada hari itu. Setiap pengawas di bagian masing-masing akan melakukan vertifikasi dan memberikan tanda tangan tentang kebenaran waktu yang digunakan oleh pegawai tersebut. Vertifikasi ini ditujukan untuk melakukan pengendalian di bagian masig-masing.
b. Departemen pengawas waktu kerja (time keeping department) pekerja akan menerima setiap hari tiket waktu dari pekerja unuk dilakukan rekonsiliasi dengan waktu kerja seorang pekerja. Di setiap bagian disediakan mesin pencatat waktu (rime clock) yaitu kapan seorang pekerja mulai bekerja atau datang dan kapan selesai bekerja atau pulang yang dilakuan secara otomatis. Cara yang dilakukan adalah dengan memasukkan kartu masing-masing ke mesin yang tersedia pada saat masuk kerja dan pulang kerja.
2. Strategi pengembangan SIA
Program pengembangan system merupakan kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan system baru untuk menggantikan system lama secara keseluruhan memperbaiki system yang telah ada, mengingat system lama sudah tidak operasional perusahaan. Sebenarnya, pengembangan system dilakukan untuk menghasilkan system yang lebih efisien dan ekonomis dari system sebelumnya. System dikatakan efektif apabila system tersebut mampu memnuhi kebutuhan informasi perusahaan dan dapat menyajikan informasi yang bernilai dan relevan bagi pengusaha serta memberikan kepuasan bagi pemakainya. Berbagai tindakan dapat dilakukan untuk mendukung pemenuhan kebutuhan informasi, misalnya melakukan pengembangan software yang ada, atau melakukan pembelian software baru, atau juga melakukan outsource atau melakukan rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineer – BRP) terhadap system informasi.
Program pengembangan system merupakan kegiatan yang dilakukan dalam penyusunan system baru untuk menggantikan system lama secara keseluruhan memperbaiki system yang telah ada, mengingat system lama sudah tidak operasional perusahaan. Sebenarnya, pengembangan system dilakukan untuk menghasilkan system yang lebih efisien dan ekonomis dari system sebelumnya. System dikatakan efektif apabila system tersebut mampu memnuhi kebutuhan informasi perusahaan dan dapat menyajikan informasi yang bernilai dan relevan bagi pengusaha serta memberikan kepuasan bagi pemakainya. Berbagai tindakan dapat dilakukan untuk mendukung pemenuhan kebutuhan informasi, misalnya melakukan pengembangan software yang ada, atau melakukan pembelian software baru, atau juga melakukan outsource atau melakukan rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineer – BRP) terhadap system informasi.
A. Pengembangan Sistem
Setiap organisasi bisnis selalu dihadapkan kepada kebutuhan informasi. Seiring perkembangan yang ada, maka dunia bisnis semakin kompetitif dan sering berubah. Setiap organisasi selalu dihadapkan dengan kebutuhan untuk meperoleh informasi yang baru lebih cepat, dan lebih andal demi kemajuan organisasi. Demi kebutuhan tersebu, system informasi selalu mengalami perubahan dari penyesuaian kecil hingga penyesuaian besar.
Beberapa hal yang menjadi alas an mengapa pentingnya dilakukan perubahan atau pengembangan system lama dan perlu diperbaiki atau diganti adalah sebagai berikut:
1. Sering Menimbulkan Gangguan pada Sistem Lama
a. Ketidakberesan system lama.
b. Perkembangan organisasi.
2. Untuk Meraih Kesempatan
3. Adanya Instruksi dari Pimpinan
B. Alasan Melakukan Pengembangan Sistem
Umumnya, sebuah organisasi atau perusahaan yang melakukan perubahan terhadap system informasi disebabkan telah terjadinya perubahan kebetuhan pemakaian atau kebutuhan oleh pelaku bisnis. Hal lain disebabkan timbulnya perubahan teknologi akibat adanya inovasi-inovasi yang muncul dari adanya kebutuhan, peningkatan proses bisnis keunggulan kompetitif di pasaran global, kemungkinan terjadinya produktivitas yang tinggi adanya pertumbuhan, atau kemungkinan rencana penciutan organisasi atau reorganisasi. Berdasarkan alas an tersebut, biasanya perusahaan akan melakukan pengembangan atau perubahan system yang ada. Jadi, tujuan sesungguhnya pengembangan system adalah efisiensi dan efektivitas system yang ada.
C. Pelaku Pengembangan Ssitem
Dalam aktivitas pengembangan system tentunya harus didukung oleh personal yang kompeten di bidangnya. Suatu tim yang solid dapat bekerja dan menghasilkan inovasi untuk perusahaan di bidang pengembangan system. Suatu tim pengembangan system biasanya terdiri atas berikut ini:
1. Manajemen.
2. Akuntan.
3. Komite pelaksana system informasi.
4. Tim pengembangan proyek.
5. Analisis system dan programmer.
6. Pihak luar organisasi.
D. Tujuan Pengembangan Sistem
Tujuan dari pengembangan system adalah agar dalam perusahaan terjadi peningkatan dalam hal berikut:
1. Kinerja, seberapa bagusnya kinerja suatu perusahaan dapat diukur dengan jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu (troughput) dan rata-rata waktu tertunda di antara dua transaksi (respon time). Orang banyak bersimpulan bahwa kinerja perusahaan semata diukur dari jumlah keuntungan financial yang diperhitungkan setiap periode. Pendapat ini sudah tidak bisa diterima lagi saat ini, sebab kinerja perusahaan dapat dilihat dan diukur dari berbagai aspek, seperti aspek keuangan aspek lingkungan, aspek eksternal, dan sebagainya.
2. Kualitas informasi yang disajikan. Informasi yang dihasilkan harus memenuhi kebutuhan organisasi dan penggunaannya, semakin berkualitas informasi yang dihasilkan, semakin sukses perusahaan tersebut. Tantangan ke depan bagi perusahaan-perusahaanmasuk pada pasar global harus memiliki kemampuan mengelola informasi sehinnga mereka dapat tumbuh dengan perusahaan multinasional yang lain.
3. Keuntunga akibat penurunan biaya operasional maupun administrative. Akibat sumber daya yang digunakan semakin bagus dan kemajuan teknologi yang mendukung banyak perusahaan kelas dunia memfokuskan diri di bidang usahanya, terkait urusan di luar aktivitas bisnis akan di-outsource ke perusahaan lain. Contohnya merek Kodak , mereka focus kepada menjual film dan kamera. Urusan pemrosesan dan diserahkan ke perusahaan penyedia layanan sebagai mitra, dan untuk keperluan itu Kodak mengivestasikan sejumlah uang untuk melakukan outsourcing pengolahan data perusahaan dan telah melakukan penghematan dari system informasinya sebesar 130 juta selama 10 tahun perjanjian.
4. System baru yang lebih efisien diharapkan dapat meningkatkan pengendalian perusahaan terhadap operasionalisasi secara lebih efisien.
5. Berdasarkan system yang telah dikembangkan, dapat menghasilkan informasi yang detail dan tepat waktu. Informasi yang tepat waktu adalah informasi yang diterima oleh pemakainya tepat pada saat dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.
E. Prinsip Pengembangan Sistem
Beberapa prinsip pengembangan system adalah sebagai berikut:
1. Manajemen merupakan pihak yang sangat membutuhkan informasi, terutama untuk membuat keputusan, oleh karena itu pengembangan system lebih diprioritaskan untuk mereka.
2. Menggunakan orang yang ahli di bidang pengembangan system.
3. Harus jelas tahapan kerja dan tugas yang dilakukan.
4. Lakukan pendokumentasikan untuk pedoman pengembangan system.
Salah satu harta yang paling berharga bagi organisasi bisnis adalah system informasi yang berorientasi pada pemakai dan responsive. Sebuah system yang dirancang dengan baik dapat meningkatkan produktivitas, memperbaiki pelayanan dan keputusan manajemen, mengkoordinasi aktivitas di seluruh organisasi, serta dapat menambah keuntungan. Oleh karena itu, pengembangan system informasi perlu dilakukan, sejalan dengan cepatnya perkembangan informasi dan teknologi dalam dunia bisnis agar informasi yang dihasilkan setiap organisasi bisnis efektif dan dapat memenuhi kebutuhan pemakainya.
Namun, dalam pengembangan suatu system biasanya memerlukan waktu lama dan biaya yang besar, sedangkan perkembangan informasi semakin cepat, maka system perlu diubah untuk mengikuti alur informasi dan memenuhi kebutuhan penggunaannya. Untuk menghindari hal seperti ini, banyak perusahaan yang mencari dan melaksanakan pendekatan baru agar pengembangan system dapat dilakukan dengan cepat. Hal ini dapat dilakukan dengan penggunaan metode rapid application development (RAD).
Sumber: Buku "Sistem Informasi Akuntansi"
Pengarang : Dr. Mardi,M.Si
Penerbit : Galia Indonesia
Halaman : Jawaban No.1 terdapat pada halaman 107-111
Jawaban No.2 terdapat pada halaman 119-128
Jumat, 14 Oktober 2011
Sabtu, 01 Oktober 2011
Langganan:
Postingan (Atom)